saparapi.id – Apa Pengertian Surat Resmi? Sering digunakan sebagai keperluan pribadi, namun tetap sesuai dengan aturan tertentu. Contoh dari surat ini ialah undangan pernikahan.
Dalam artikel ini akan menjelaskan secara singkat dan jelas mengenai surat resmi. Yuukk.. Simak penjelasannya sebagai berikut.
Pengertian Surat
Pengertian Surat merupakan sarana sebagai mengkomunikasikan sebuah informasi yang tertulis diatas kertas dari satu pihak ke pihak lain, baik individu maupun organisasi.
Surat adalah berbentuk komunikasi secara tertulis, di antaranya adalah:
- Pengirim surat yang mengirimkan pesan
- Email berisi surat yang dikirim (permintaan, pemberitahuan, atau pesanan, pertanyaan, instruksi, laporan, dll.)
- Penerima surat beserta yang akan menerima sebuah pesan
- saluran yakni bagaimana sebuah surat tersebut harus disampaikan sesuai dengan kebutuhan mereka (tata bahasa dan format tertulis)
Pengertian Surat Resmi
Surat resmi adalah surat dari organisasi, perseorang, dan lembaga tertentu yang bersifat formal dan memiliki kepentingan resmi.
Sebagai aturan, surat ini menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan lembaga terkait. Selain itu, ada perbedaan mendasar antara surat formal dan informal, yaitu menggunakan dalam tulisan dan bahasa.
Surat resmi menggunakan bahasa yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dan memenuhi persyaratan penulisan yang berbeda.
Surat sering digunakan sebagai berbagai keperluan pribadi dan profesional yang berkaitan dengan agensi. Surat yang digunakan untuk pekerjaan atau pinjaman biasanya disebut sebagai surat resmi.
Fungsi Surat Resmi
- Sebagai bukti tertulis yakni hitam putih, terutama dalam surat kontrak atau surat perjanjian.
- Sebagai pengingat, karena surat dapat diarsipkan dan dilihat kembali jika perlu.
- Sebagai bukti sejarah, seperti dalam surat tentang perubahan dan perkembangan agen.
- Sebagai arahan sebuah kerja, contohnya surat instruksi atau surat keputusan.
- Sebagai duta besar atau rekan penulis dalam berurusan dengan lawan bicara.
Oleh karena itu, isi surat tersebut adalah deskripsi dari mentalitas pengirim yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut berdasarkan tujuan mereka menulis surat resmi atau surat resmi, yakni:
- Surat susulan
- Surat panggilan
- Surat keputusan
- Surat perintah
- Surat pesanan
- Surat pemberitahuan
- Surat peringatan dan teguran
- Surat permintaan atau permohonan
- Surat perjanjian
- Surat pengantar
Ciri-ciri Surat Resmi
Berikut ini adalah ciri-ciri sebuah surat resmi hingga dapat dengan mudah mengenalinya, di antaranya adalah:
- Surat resmi dapat menggunakan dalam bahasa yang standar sesuai dengan aturan bahasa Indonesia dan Enhanced Spelling (EYD), yang berkisar dari kosakata dan frasa samapi tata bahasa yang dapat digunakan.
- Dibuat dalam bentuk blok padat atau setengah blok yang dituju.
- Surat resmi tidak dapat menggunakan bahasa yakni dengan bahasa implisit tetapi eksplisit.
- Pada kop surat adalah pihak yang dapat mengeluarkan surat resmi.
- Surat resmi dapat memerlukan sebuah stempel khusus atau stempel dalam kondisi yang tertentu.
- Surat resmi memiliki dalam bentuk sistematis dan dapat dibuat sesuai dengan aturan standar.
- Surat resmi dapat ditulis dalam bahasa yang sangat akurat, padat, dan singkat, dan yang maknanya serta isinya mudah dipahami.
- Selalu sertakan nomor surat, tanggal, lampiran, subjek, alamat tujuan dan dalam surat resmi.
Struktur Surat Resmi
Terdapat beberapa bagian terpenting yang harus diisi dalam surat resmi. Beberapa bagian dari surat resmi, di antaranya adalah:
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Dalam kop surat terdiri atas:
- Logo agensi / institusi
- Nama agensi / institusi
- Alamat, No. Telepon / Faks dan Agensi / Lembaga Email
2. Nomor Surat
Setiap kali dalam suatu lembaga ketika akan mengirim surat, harus disertai dengan nomor surat. Nomor surat dapat memudahkan agar lebih mudah untuk menentukan berapa banyak surat yang diterbitkan dalam sebulan.
3. Tanggal Surat
Dalam surat tersebut, selalu terdapat tanggal surat yang telah dibuat. Dapat berguna sebagai informasi ketika surat akan dibuat.
4. Lampiran atau Hal
Terkadang dalam sebuah lampiran akan dilampirkan pada surat resmi, yakni berupa dokumen lain yang dapat mendukung surat resmi.
5. Alamat Tujuan
Alamat dengan tujuan dapat mengirim surat tersebut. Biasanya, terletak sebuah tulisan pendek karena alamat lengkap dan target biasanya dapat ditunjukkan terhadap amplop surat tersebut.
6. Salam Pembuka
Kata pembuka dari suatu surat resmi yang standar dan formal dalam menggunakan bahasa yang baku atau sopan.
7. Isi Surat
Isi surat tersebut ialah terdapat bagian utama dari surat itu. Dalam sebuah informasi yang terkandung pada bagian konten harus tepat, singkat dan jelas dalam bahasa standar atau dalam bahasa baku.
8. Salam Penutup
Selain salam pembuka, yakni terdapat sebuah salam penutup. Yakni yang bertanda kesopanan dalam melakukan sebuah komunikasi melalui surat tersebut.
9. Tanda Tangan Pengirim Surat
Terhadap bagian ini harus mencantumkan dengan nama dan tanda tangan pengirim surat atau orang yang akan bertanggung jawab atas surat tersebut.
10. Tembusan
Dalam sebuah tembusan dapat dibuat jika surat tersebut dari pihak lain dan harus perlu diketahui.
Contoh Surat Resmi
PEMERINTAH KABUPATEN JEPARA
KECAMATAN SIDO WANGI
Jalan Agung Sutrisno No.253 Telp. (6750)2758885
E-mail : [email protected] – Website : http://[email protected] KODE POS 2534643
SURAT KUASA
No.134/SK/I/06
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Irwanda Putra, S.Kom
Jabatan : Kepala Jurusan
NIP : 12536436 43654 658
Dengan ini memberikan kuasa kepada:
Nama : Anggun Putri, S.Kom
Jabatan : Wakil Kepala Jurusan
NIP : 25434646 09769 214
Untuk memimpin mapel pelajaran utama kelas 12 yang ada di sekolah Darma Bangsa. Pada tanggal 06 November 2017, pukul 14.45 sampai lulus peserta didik.
Yang menerima kuasa
Ika Evitasari, S.Kom
NIP 2354366758 355467 857
4 November 2017,
Yang memberi kuasa
Faisal Akbar
NIP 21432543 436754 4375
Dalam surat ini dari organisasi, perorangan dan lembaga yang bersifat formal dan mempunyai sifat yang resmi dengan menggunakan bahasa yang sopan, jelas dan ringkas.
Baca Juga :
Demikian artikel yang dapat kami jelaskan tentang Surat Resmi. Semoga artikel ini dapat bermanfaat dan dapat membantu Anda.
